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Su funcionamiento es muy sencillo. Concretamente, Proactivity obtiene del sistema de facturación de la empresa los datos de clientes y los activos que es preciso mantener. Cuando llama un cliente o cuando el sistema indica que hay que realizar una intervención, se genera en la parrilla de trabajo una orden. Al abrirla, el responsable de operaciones puede ver los técnicos disponibles y, una vez asignado el trabajo a uno de ellos, los operarios pueden acceder a la información sobre el cliente, el tipo de intervención, el mantenimiento a realizar, los materiales o referencias a usar y el histórico de las mismas.
Al llegar al lugar de la incidencia, los operarios informan del inicio de actividad y, una vez terminada la tarea, elaboran con la tecnología de bolígrafo digital BlackPen un parte con el trabajo realizado reflejando todo lo ocurrido. De esta forma, la información se digitaliza en tiempo real y pasa a formar parte del histórico de intervenciones y, cómo no, al sistema de facturación. Así, Vader S.L. logra, en tiempo real y sin retraso en los procesos administrativos, gestionar todo el ciclo de intervención sobre los activos.
Además, con el panel de administración de Proactivity se puede obtener información sobre incidencias por activo, personal más productivo, costes por intervención, optimización de tiempos y desplazamientos, stockage, organización de la parrilla de trabajo, etc.
Una herramienta sencilla, que ofrece muchas posibilidades de mejora para la gestión diaria de una empresa como Vader S.L., al tiempo que supone importantes ventajas para sus clientes, que ven cómo mejora la calidad y trazabilidad del servicio técnico de sus proveedores, agilizando todo lo relacionado con la atención a las incidencias y al mantenimiento de equipos.