Soluciones para las administraciones públicas: sistemas de contratación
El trabajo de Ayco no sólo se encamina al sector privado, si no que colaboramos con diferentes administraciones públicas para ofrecer soluciones tecnológicas que optimicen sus procesos y gestiones. Tal es el caso de la Universidade de Vigo, con la que hemos colaborado en diferentes ocasiones y para la que estamos desarrollando un proyecto muy ambicioso e interesante.
Se trata de una herramienta de gestión online que permite optimizar un proceso largo y complejo para reducir tiempos de respuesta y mejorar la gestión de contrataciones por parte de la Universidad, ofreciéndoles total independencia a la hora de gestionarlo.
De todos es sabido que las diversas entidades que conforman el sector público acuden al mercado para atender sus necesidades de equipos, servicios e infraestructuras. Es ahí donde seleccionan a las empresas que contratan a través de los diferentes procedimientos que contempla la normativa aplicable, que exige a los órganos de contratación divulgar su actividad contractual a través del perfil del contratante.
Desde Ayco hemos desarrollado para la Universidade de Vigo un aplicativo informático que no sólo constituye el perfil del contratante de la misma, sino que conforma una herramienta de gestión interna muy útil para las diferentes unidades que tramitan los expedientes de contratación: gestión de mesas de contratación (convocatorias y actas de sesiones), gestión de empresas participantes, notificaciones a los interesados (responsable del contrato, adjudicatarios y no adjudicatarios), etc.
En una segunda fase, se ha completado la herramienta anterior incorporando un nuevo módulo consistente en el desarrollo de un sistema de propuestas de contratación, que constituye la fase previa a la puesta en marcha del proceso. A través de este sistema, las diferentes unidades y departamentos de la Universidade de Vigo pueden formular sus propuestas de contratación empleando la documentación en formato digital que corresponda (están disponibles diferentes modelos según el procedimiento y en versiones castellano o gallego), al que pueden incorporar datos en sus diversos campos o archivos. Así, se dispone de la información necesaria en esta etapa inicial de preparación del expediente de contratación para poder iniciar el mismo.
Este módulo proporciona evidentes ventajas:
- Informar a los usuarios de los diferentes procedimientos de contratación aplicables a cada tipo de contrato
- Facilitarles la comunicación y el acceso a los procedimientos ampliando la información sobre éstos
- obtener una automatización de los procedimientos simplificando y facilitando la confección de formularios a través de la página web de la Universidad, con la posibilidad de consultar, modificar, validar y enviarlos telemáticamente a las unidades gestoras de los procedimientos
- Orientar a los órganos proponentes para que, una vez identificadas sus necesidades, sean capaces de concretarlas, según el procedimiento de que se trate, para iniciar un expediente de contratación sistematizando la documentación y unificando la información para cada tipo de contrato, redundando así en un mejor respeto a las normas y a los procedimientos.
En definitiva, con este sistema se consigue reducir tiempos de respuesta y mejorar la gestión de contrataciones. Igualmente, desde Ayco estamos en continuo proceso de mejora de la herramienta, con nuevas funcionalidades para ofrecer un servicio completamente personalizado y eficaz para la Universidade de Vigo.